A Ciberbit – Produções de Software, S.A. (doravante, “Ciberbit”) orienta a sua atividade por elevados padrões de integridade, transparência e rigor, rejeitando a prática de qualquer conduta que, direta ou indiretamente, possa estar relacionada com atos de corrupção.

A Ciberbit adotou um programa de cumprimento normativo com vista a prevenir, detetar e sancionar atos de corrupção e infrações conexas, conduzidos contra ou através das sociedades que constituem a Ciberbit.

Em cumprimento do Decreto-Lei n.º 109-E/2021, de 9 de dezembro, este programa é composto pelos seguintes elementos (em conjunto, “Programa de Cumprimento Normativo”):

1. um Plano de Prevenção de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas;
2. um Código de Conduta;
3. um Canal de Denúncias e respetivas Normas de Utilização;
4. um programa de formação interna.

1. OBJETO

1.1. O presente Código de Conduta visa formalizar e divulgar os valores, os princípios deontológicos e os padrões de conduta que, para além do cumprimento das normas e deveres decorrentes das disposições legais e/ou regulamentares aplicáveis, deverão nortear a atividade da Ciberbit, tendo em vista a promoção de uma cultura organizacional forte, baseada na competência, na ética e no cumprimento legal e regulamentar.

2. ÂMBITO DE APLICAÇÃO

2.1. As disposições do presente Código são aplicáveis a todos os(as)
Colaboradores(as) e Membros dos Órgãos Sociais da Ciberbit (doravante, em conjunto, “Colaboradores”), independentemente da tipologia do vínculo laborale do lugar que ocupam na hierarquia da organização, bem como aos agentes, consultores e representantes, quaisquer parceiros comerciais e quaisquer pessoas que representem e/ou atuem em nome da Ciberbit.

2.2. No desempenho das suas funções, todos os Colaboradores devem obedecer ao enquadramento legal, nacional e internacional, aplicável  a todo o tempo, em matéria de combate à corrupção e crimes conexos.

3. PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS

A atividade da Ciberbit e a conduta dos seus Colaboradores obedecem aos seguintes princípios e valores fundamentais:

1. Legalidade: a atividade da Ciberbit deverá ser pautada por uma gestão exemplar e disciplinada, que assegura o estrito cumprimento das obrigações legais e regulamentares aplicáveis;
2. Competência e rigor: a atividade da Ciberbit é desenvolvida de forma profissional, objetiva, diligente e rigorosa, devendo estar sempre asseguradas, a todos os níveis, as competências técnicas necessárias ao desenvolvimento da respetiva atividade;
3. Transparência: a atividade da Ciberbit é desenvolvida de forma transparente, quer nas relações internas entre Colaboradores, quer nas relações externas com clientes, autoridades públicas e/ou regulatórias, parceiros ou quaisquer outros terceiros;
4. Integridade: a atividade da Ciberbit é desenvolvida com retidão e honestidade, no respeito pelos objetivos da Grupo, devendo os Colaboradores abster-se de aceitar de terceiro, de fornecedor(es) ou de clientes qualquer compensação, favor ou vantagem por ato praticado ao serviço desta;
5. Não discriminação e igualdade de tratamento: a prática de qualquer tipo de discriminação, baseada em critérios como o género, raça, incapacidade, deficiência, preferência sexual, convicções políticas ou religiosas ou outras, é absolutamente proibida.

4. SEGREDO PROFISSIONAL

4.1. Os Colaboradores estão estritamente obrigados a guardar segredo sobre todas as informações respeitantes à atividade da Ciberbit, aos seus clientes, acionistas, outros Colaboradores e fornecedores, cujo conhecimento lhes advenha do desempenho das suas funções, salvo nos casos legalmente previstos ou após autorização prévia para o efeito.

4.2. Os Colaboradores devem, para efeitos do número anterior, cumprir todas as regras de segurança e de partilha de informação aplicáveis.

4.3. O dever de segredo profissional que impende sobre os Colaboradores não cessa com o termo das funções ou dos serviços prestados.

5. RELAÇÕES ENTRE COLABORADORES

Sem prejuízo dos princípios fundamentais mencionados no artigo 3.º e de outros princípios e deveres enunciados no presente Código de Conduta, os Colaboradores devem pautar o seu relacionamento entre si num quadro de permanente colaboração, respeito mútuo, solidariedade e lealdade e num ambiente de plena afirmação dos princípios do rigor, confiança e boa fé.

6. RELACIONAMENTO COM CLIENTES

6.1. No relacionamento com clientes, os Colaboradores deverão ser diligentes e rigorosos, assegurando uma resposta atempada, cortês, objetiva e imparcial e que, na maior medida possível, seja direcionada às solicitações do cliente.

6.2. Os Colaboradores deverão atuar junto dos clientes de forma a manter e reforçar a confiança destes na Ciberbit, contribuindo, de forma eficaz, para a sua boa imagem.

7. RELACIONAMENTO COM AUTORIDADES

Os Colaboradores deverão colaborar ativamente, dentro do seu conhecimento pessoal e da sua esfera de atividades e competências na Ciberbit, com as autoridades oficiais e de supervisão, respondendo com diligência e completude às suas solicitações, em linha com as normas legais e regulamentares aplicáveis e de acordo com as orientações e regras internas da Ciberbit.

8. RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES

A aquisição de bens e serviços pela Ciberbit pauta-se por princípios de eficácia, operacionalidade e economia, sendo assegurada a transparência e a equidade no relacionamento com os diversos fornecedores.

9. RELAÇÃO COM A COMUNICAÇÃO SOCIAL E DECLARAÇÕES PÚBLICAS

9.1. Os Colaboradores não podem prestar declarações públicas que possam envolver a Ciberbit e a sua atividade ou outros Colaboradores, clientes ou fornecedores da Ciberbit, salvo se tiverem obtido autorização prévia do órgão de administração.

9.2 As declarações aos meios de comunicação social apenas podem ser efetuadas através dos canais próprios internamente definidos.

10. CONFLITOS DE INTERESSES

10.1. Os Colaboradores não devem intervir na apreciação nem no processo de decisão de operações ou processos sempre que estiverem em causa operações, contratos ou outros atos em que sejam direta ou indiretamente interessados os próprios, os seus cônjuges, parentes e afins ou pessoas que com eles vivam em união de facto ou economia comum ou ainda sociedades ou outros entes coletivos em que aqueles detenham, direta ou indiretamente, qualquer
interesse.

10.2. Sempre que ocorra qualquer facto, operação ou processo de decisão que seja suscetível de pôr em causa o normal cumprimento dos deveres do Colaborador ou o desempenho objetivo e imparcial das suas funções, no interesse da Ciberbit ou dos seus clientes, o Colaborador dará de imediato conhecimento dessa circunstância à estrutura hierárquica ou, sendo membro do Conselho de Administração, aos demais membros desse órgão.

10.3. A resolução de conflitos de interesses deverá respeitar, escrupulosamente, as disposições legais, regulamentares e contratuais aplicáveis.

11. PROIBIÇÃO DA PRÁTICA DE ATOS DE CORRUPÇÃO E CRIMES CONEXOS

11.1. A Ciberbit condena qualquer ato de corrupção (ativa ou passiva) ou infração conexa, bem como outras formas de exercício de influência indevida e de condutas ilícitas, obrigando ao rigoroso cumprimento desses princípios em todas as suas relações internas e externas, tanto com entidades privadas, como com entidades públicas.

11.2. Todos os Colaboradores devem cumprir as normas aplicáveis de combate à corrupção e infrações conexas, sendo expressamente proibidos todos os comportamentos que possam consubstanciar a prática do crime de corrupção ou de qualquer infração conexa previstos na lei.

11.3. Em particular, é expressamente proibido a todos os Colaboradores:

1. aceitar quaisquer vantagens ou ofertas como contrapartida do tratamento preferencial de qualquer terceiro, para influenciar uma ação ou decisão;
2. oferecer ou aceitar, independentemente do valor, dinheiro, cheques e outros bens, em incumprimento da legislação aplicável;
3. influenciar as decisões de parceiros de negócio por qualquer meio que contrarie a legislação aplicável;
4. obter algum benefício ou vantagem para a Ciberbit, para o Colaborador ou para terceiros, através de práticas contrárias aos deveres inerentes à função desempenhada, nomeadamente, através de práticas de corrupção, recebimento indevido de vantagem ou tráfico de influências.

11.4. É também proibida a tentativa ou quaisquer atos preparatórios da prática dos comportamentos previstos no número anterior.

11.5. Sem prejuízo do acima disposto, poderão ser realizadas ofertas que se enquadrem nas condutas socialmente adequadas e conformes aos usos e costumes. Neste sentido, um benefício será considerado passível de ser aceite se for oferecido como sinal de cortesia e boas maneiras, conforme os usos e costumes locais, na medida em que esse benefício esteja relacionado com a atividade profissional e não tenha intenção ou propósito de persuadir ou obter um tratamento preferencial ou vantagem ilegítima do destinatário ou, ainda, de influenciar indevidamente o seu comportamento.

12. PAGAMENTOS INDEVIDOS

12.1. É proibido aos Colaboradores a realização de pagamentos de qualquer valor para acelerar determinadas diligências, ainda que lícitas e decorrentes da habitual atividade do Colaborador, salvo quando os mesmos correspondam a taxas, tarifas ou outros encargos legalmente previstos.

12.2. É proibido fazer donativos ou contribuições políticas, em dinheiro ou em espécie, em nome da Ciberbit, a partidos políticos, candidatos a cargos políticos ou organizações ou indivíduos àqueles associados e cuja missão seja essencialmente política.

13. OFERTAS

13.1. A realização ou a aceitação de ofertas apenas é permitida quando:

1. se trate de benefícios em espécie, até um valor de 100 (cem) Euros;
2. estejam relacionadas com a atividade profissional do Colaborador ou do beneficiário da oferta;
3. visem, designadamente, consolidar boas relações comerciais, e/ou promover a imagem comercial da empresa, e/ou dar cumprimento a uma obrigação contratual;
4. não sejam oferecidas ou aceites pelo mesmo indivíduo com frequência;
5. não sejam suscetíveis de causar uma distorção da concorrência ou um prejuízo patrimonial para terceiros;
6. não sejam suscetíveis de ser consideradas suborno ou corrupção;
7. não se destinem à prática de quaisquer atos ou omissões ilícitas;
8. não impliquem que o seu beneficiário fica obrigado a atribuir qualquer vantagem comercial à Ciberbit ou à empresa do fornecedor ou parceiro comercial;
9. não impliquem que o seu beneficiário fica comprometido na sua independência.

14. ATRIBUIÇÃO DE APOIOS E DONATIVOS

14.1. A atribuição de apoios e donativos pela Ciberbit não poderá ser feita de forma a que o seu beneficiário fique obrigado a atribuir qualquer vantagem comercial à sociedade ou fique comprometido na sua independência.

15. CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS

15.1. Com o objetivo de assegurar que os terceiros contratados pela Ciberbit respeitam o presente Código de Conduta e a legislação aplicável em matéria de prevenção de corrupção e infrações conexas, a Ciberbit adota um conjunto de princípios que, sem prejuízo da aplicação das normas legais ou de quaisquer outras normas internas aplicáveis, deverão ser observados nos processos de contratação.

15.1. Assim, para efeitos do disposto no número anterior, devem ser observados, nomeadamente, os seguintes princípios orientadores:

1. A contratação de terceiros pressupõe uma necessidade legítima dos bens ou serviços a adquirir;
2. A escolha dos potenciais fornecedores assenta em critérios objetivos, claros e imparciais;
3. O terceiro contratado deve ser considerado adequado numa perspetiva de grau de exposição ao risco de corrupção;
4. As condições aceites pela Ciberbit estão em linha com as práticas de mercado.

16. INCUMPRIMENTO

16.1. A violação pelos Colaboradores das regras previstas no presente Código de Conduta poderá consubstanciar uma infração disciplinar, que pode resultar na aplicação de uma sanção que será graduada, caso-a-caso, entre a repreensão e o despedimento por justa causa, nos termos do Código do Trabalho.

16.2. A violação por Colaboradores que não atuem na condição de trabalhadores dependentes (prestadores de serviços, por exemplo) poderá consubstanciar incumprimento contratual e a consequente cessação da prestação em causa.

16.3. O disposto nos números anteriores não prejudica a eventual denúncia às autoridades de factos que possam constituir um ilícito criminal ou contraordenacional.

16.4. Sempre que for identificada uma infração, será elaborado um relatório, pelo Responsável pelo Cumprimento Normativo, do qual consta a identificação das regras violadas, da sanção aplicada, bem como das medidas adotadas ou a adotar.

17. CANAL DE DENÚNCIAS

17.1. Caso seja identificada a existência ou suspeita de violação do presente Código de Conduta, os Colaboradores devem comunicar imediatamente essa violação ou suspeita através dos meios disponibilizados.

17.2. Para o efeito, a Ciberbit implementou um Canal de Denúncias, acessível a todos os Colaboradores e outras pessoas relevantes que com a Ciberbit mantenham relação profissional, podendo através do mesmo ser dado seguimento a denúncias de atos de corrupção e infrações conexas, nos termos do disposto na legislação que transpõe a Diretiva (UE) 2019/1937, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019, relativa à proteção das pessoas que denunciam violações do direito da União.

17.3. A receção e o reencaminhamento de denúncias seguem o procedimento aplicável às denúncias estabelecido nas Normas de Utilização do Canal de Denúncias, disponível em www.ciberbit.pt.

18. RESPONSÁVEL PELO CUMPRIMENTO NORMATIVO

18.1. O Responsável pelo Cumprimento Normativo, designado pelo Conselho de Administração da Ciberbit, assegura a execução do programa de cumprimento normativo, sem prejuízo de competências legalmente conferidas a outros órgãos ou Colaboradores da Ciberbit.

18.2. O Responsável pelo Cumprimento Normativo exerce as suas funções com independência e autonomia decisória, dispondo de acesso à informação interna e aos recursos técnicos e humanos necessários ao exercício das suas funções.

19. FORMAÇÃO INTERNA

19.1. A Ciberbit assegura a realização de um programa de formação interna periódica a respeito do conteúdo do presente Código de Conduta, a todos os Colaboradores, visando o conhecimento e compreensão de todas as normas e procedimentos no âmbito da prevenção da corrupção e infrações conexas.

20. OUTRAS DISPOSIÇÕES

20.1. O presente Código de Conduta entra em vigor na data da sua aprovação pelo Conselho de Administração e deverá ser revisto a cada 3 (três) anos e sempre que exista qualquer alteração, nomeadamente na estrutura orgânica ou societária da Ciberbit, que justifique a sua revisão.

20.2. Qualquer alteração ao Código de Conduta deverá ser aprovada pelo Conselho de Administração, com faculdade de delegação na Comissão Executiva, se aplicável, no que diz respeito às alterações necessárias para conformação do Código de Conduta com a legislação em vigor a cada momento.

20.3. O presente Código de Conduta é divulgado, na sua versão mais atual, através de publicação no website da Ciberbit (https://ciberbit.pt/pt/home_pt/).

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